第一章 总 则

第一条 为进一步提高我院基建工程档案管理水平，充分发挥基建工程档案在学院建设与发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》 、《普通高等学院档案管理办法》 、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规，结合我院具体情况，制定本办法。

第二条 凡在学院基建工程管理和基建工程工程项目（新建、改建、扩建及维修与装饰）活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料，均属基建工程档案。

第三条 基建工程档案必须实行集中统一管理的原则，以院档案室为永久保存基地，基建运行科建立档案分室，其业务工作受档案室的指导、监督、和检查，确保档案资料完整、准确、系统、规范和有效利用。

第四条 基建工程档案工作纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到：基建工程项目的建档工作与基建工程项目进程同步进行；批准项目立项与提出建档要求同步进行；工程建设项目管理过程与竣工文件材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程项目竣工验收前，首先要进行工程档案的预验收工作。

第二章 归档范围

第五条  基建工程项目从立项、实施到竣工交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质、声像、电子文件都应归档保存。

第六条 归档的主要内容：综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料，财务管理文件、器材管理、生产技术准备、试生产材料及其它文件材料。

   工程项目建设各个阶段形成的不同载体、文件材料，包括竣工图在内的全套图纸。（具体归档范围附后）

第三章 归档要求

第七条  基建运行科项目负责人负责基建文件材料的积累、收集、整理、归档工作。

第八条  归档的基建工程文件材料必须符合以下要求:

（一）归档的基建文件材料必须完整、准确、系统，真实记录和准备反映基建管理及项目建设的全过程，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。

（二）归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系与实物完全一致并有成套性。

（三）归档的文件材料格式要统一，蓝图规格必须符合国家标准，底图格式须按国建制图标准绘制，字迹工整，图像清晰。

（四）文件材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。

（五）归档文化一般应为原件，特殊情况复印件也可归档。

第九条  基建项目形成的财务档案由财务室负责收集、整理、组卷并向档案室移交（在财务室保管两年后移交）。

第四章 文件材料的形成、积累和验收

第十条  基建运行科在接到学院新建、改建、扩建及维修工程项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累文件材料的任务。

第十一条  在我院承担基建工程项目和维修改造工程项目的施工单位，竣工时由学院项目负责人督促承建项目的单位向基建运行科提交完整、准确、系统的基建档案材料。

第十二条  工程项目承包合同或施工合同中，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等。

第十三条  档案室应随时了解基建项目工程中档案管理情况，督促、指导建设单位做好基建文件材料的积累工作。

第十四条  档案验收是基建项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的，不得进行或者通过基建项目竣工验收。

第五章 文件资料组卷归档

第十五条  基建项目结束（阶段完成、最终完成）验收后，基建运行科应将归档的基建文件材料进行整理、分类、组卷。

第十六条  根据基建文件材料形成的规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，工程项目按单项工程形成档案资料的先后顺序分别组卷、图纸折叠规格及文字材料幅面规格均为297mmX210mm，装订要符合国家标准。

不同保管期限或不同密级的文件材料应分别组卷。

第十七条  工程项目竣工一年内，由基建运行科将案卷按项目几张向档案室移交，移交人和接收人要对归档的文件、资料、案卷进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。

填写归档移交清单，一式双份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。

第十八条  档案室在基建运行科女等部门的协助下，按单项工程编制《基建项目档案形成说明书》（附后）

第六章 档案的管理与利用

第十九条  档案室设专人负责基建档案的接收、整理、分类编目、录入编制检索工具。

第二十条  档案库房的安全设施、温湿度、保管条件符合国家标准。

第二十一条  对反复、多次借阅、利用、破损、褪变的档案及时进行修补复制、扫描

第二十二条  涉密档案资料按保密档案的管理规定进行保管。

第二十三条  本院教职工因工作需要查阅利用基建档案时，应办理借阅登记手续，院外人员因工作需要借阅基建档案，须持单位介绍信，经基建办或档案室主管领导批准，并办理有关手续后，方可借阅。

第七章  附则

第二十四条 本办法自公布之日起实施。